Interview mit gandro

Die LuXeria reist regelmässig an Events. Ob dies der Chaos Communication Congress oder die Gulaschprogrammiernacht ist. Wir dürfen uns glücklich schätzen, dass wir eine magische Fee im Verein haben, der das alles organisiert! Im Interview verrät gandro wie er die Events organisiert und welche Hürden er umgehen muss damit alles klappt!

Peanut: Mit was beginnst du als erstes?

Gandro: Ich versuche auf dem Laufenden zu bleiben, wo und wann für uns interessante Veranstaltungen stattfinden. Da ist Twitter eine prima Informationsquellen, da viele Events sich dort zuerst ankündigen. Meistens stolpere ich aber auch zufällig über neue Veranstaltungen, so wie etwa die erste Gulaschprogrammiernacht. Dort hat mich ein Freund via IRC angefragt, ob wir denn auch da anzutreffen seien. Auch im Falle des Camps war es so, dass viele Leute aus der Luxeria ihr Interesse bekundet haben. Lange bevor überhaupt irgendwelche Koordinaten bekannt waren :)

Sobald aber das Wann und das Wo fixiert sind, frage ich innerhalb der Luxeria und bei einigen Freunden nochmals ab, wer denn interessiert ist mitzukommen. Ab mehr als einer handvoll Leute notiere ich mir alles auch noch in einem Spreadsheet, damit niemand vergessen geht.

P: Nachdem bekannt ist wer alles kommt, müssen irgendwie Tickets her. Wo bekommen wir diese?

Alle Veranstaltungen haben die Ticketinformationen irgendwo auf ihrer Webseite stehen. Doch der Verkauf kann sich von Veranstaltung zu Veranstaltung unterscheiden: Beim Chaos Communication Congress hat sich aufgrund der grossen Nachfrage eine Art Vorverkaufssystem gebildet: Der Veranstalter (CCC) verteilt sogenannte Chaos-Vouchers an diverse Hackerspaces, womit sich die Mitglieder der Hackerspaces dann Tickets vor dem öffentlichen Verkaufsstart klicken können. Die Chaos-Voucher erneuern sich alle nach einer Bestellung automatisch, so dass damit Tickets gekauft werden können bis der initiale Batch ausgeschhöpft ist. Beim Chaos Communication Camp dieses Jahr war es sogar so, dass es aufgrund der enormen Nachfrage Tickets überhaupt nur mit Voucher zu kaufen gab. Wir von der Luxeria sind zwar kein Mitglied des CCC, aber unsere Freunde vom CCC-CH haben uns netterweise einen Voucher bereitgestellt.

Nicht alle Veranstaltungen sind jedoch so heiss begehrt wie Congress oder Camp. Oftmals reicht es ganz normal Tickets auf der Veranstaltungswebseite zu klicken. Manche Veranstaltungen wie die Schweizer Cosin oder die Gulaschprogrammiernacht funktionieren auch ohne vorherige Registrierung und man kann notfalls auch noch spontan vorbeigehen.

P: Was geschieht wenn unser Voucher nicht für alle reicht?

Wenn es einen öffentliches Verkauffenster gibt, versuchen wir da unser Glück. Im Falle vom Congress gibt es jeweils drei Batches an Tickets die zu einem vorangekündigten Zeitpunkt verkauft werden. Normalerweise sind die Tickets so jeweils in 10-15 Minunten ausverkauft. Das heisst, es ist eine enorme Glückssache ob man da ein Ticket abkriegt oder nicht. Bei der LuXeria hat sich die “Ticket Klick Tradition” eingebürgert. Wir setzen uns für das öffentlichen Verkaufsfenster vor den Rechner und drücken gemeinsam F5 in der Hoffnung, dass einige von uns erfolgreich sind. Das hat bisher recht gut geklappt!

Ansonsten gibt es auf Twitter oftmals auch Leute, die recht kurzfristig ihr Ticket wieder verkaufen müssen. So sind wir auch schon an Tickets z.B. fürs EMF Camp in England geraten.

P: Zu einem ordentlichen Reisebüro gehören natürlich auch die Übernachtungsmöglichkeiten?

G: Beim Camp diesen Sommer war das natürlich jetzt weniger ein Problem, da bringen die Leute ihre Unterkunft mit. Für den Congress hingegen organisiere ich in der Regel ein oder zwei Hostel-Zimmer in Bahnhofsnähe (da gut an den lokalen ÖV angeschlossen) für diejenigen, die Interesse haben. Da während dem Congress der Schlaf eh schon zu kurz kommt ist das in der Regel die einfachste und zugleich sehr günstige Option.

P: LuXeria ist ja nicht nur technikbegesitert, sondern auch umweltbewusst. Die Anreise findet üblicherweise mit der Bahn statt. Ist die Deutsche Bahn wirklich so unpükltich wie ihr Ruf?

G: Ich finde über längere mehrstündige Strecken sind ein paar Minuten Verspätung kein Problem - bis jetzt hatten wir meistens Gück und die Verspätungen hielten sich in Grenzen. In der Regel bevorzugen wir aber trotzdem direkte (und dafür etwas langsamere) Verbindungen, da Umsteigen als Gruppe öfters mal etwas chaotisch abläuft.

Die Zugreise in der Gruppe hat auch jeweils etwas von Schulreise, das macht Spass. Das gemeinsame Basteln und Diskutieren fängt in der Regel schon während der Zugsreise an – das wäre im Flugzeug auch weniger gut möglich.

P: Kaufst du die Tickets auf sbb.ch oder gibt es da irgend einen Trick für günstigere Optionen?

G: Für Veranstaltungen des CCC in Deutschland hat der Chaos Computer Club mit der Deutschen Bahn eine laufende Vereinbahrung für vergünstigte Veranstaltungstickets. Das sind Tickets die ab einem beliebigen Deutschen Bahnhof bis zum Veranstaltungsort und zurück genutzt werden können - die Version ohne Zugsbindung ist vergleichsweise günstig und ermöglicht individuelle und flexible Reisezeiten. So macht es dann auch nichts, wenn jemand mal den Zug verschläft… was tatsächlich schon mehr als einmal passiert ist 😄

Ein Geheimtrick ist ausserdem, dass für Züge der DB die Sitzplatzreservierungen für Gruppen (ab 6 Personen) auch ohne Ticket an den SBB-Schaltern gelöst werden kann. Das scheint Anhand der Reaktionen des Schalterpersonals keine übliche Wahl (die meisten Gruppen kaufen sich direkt ein Gruppenbillet), funktioniert aber prima und ist ebenfalls vergleichsweise günstig.

P: Was würdest du jemandem empfehlen der so eine Reise zum ersten Mal plant?

G: Viele Konferenzen haben auf ihrer Webseite häufig ein paar Empfehlungen für Anreise und Unterkunft. Bei Veranstaltungen aus dem Chaos-Umfeld gibt es immer auch ein begleitendes Wiki mit Tipps und Tricks. Twitter ist oftmals ebenfalls eine sehr gute Quelle, besonders auch um Fragen an Organisatoren oder Teilnehmer zu stellen.

Für Suche nach einer Unterkunft für Konferenzen schaue ich mir persönlich auch immer die Netzpläne des lokalen ÖVs an, oftmals findet man so Orte die recht günstig (weil ausserhalb der klassischen Touristengebiete) und trotzdem sehr gut angeschlossen sind

P: Wieso nimmst du diese Arbeit auf dich, liegt wenigstens ein Taschengeld drin umd deinen Aufwand zu entschädigen?

G: Ich mache die ganze Organisation weil sie mir in erster Linie Spass macht! Ich bin über die Jahre da hineingeruscht - am Anfang waren wir ja sehr kleine Gruppen von 3-5 Personen - da habe ich dann halt jeweils ein Zimmer für die Gruppe gebucht. Über die Jahre hinweg sind wir in der Luxeria aber ziemlich gewachsen und es sind zwischenzeitlich gerne mal an die 20-25 Leute für die ich zumindest Teile der Reise organisiere.

Mein System habe ich über die Jahre auch immer wieder verbessert und automatisiert (z.B. habe ich ein Python-Script um den Leuten automatisch ihre Infos zukommen zu lassen). Daher hält sich auch der zeitliche Aufwand in Grenzen und eine finanzielle Entschädigung (ausserhalb natürlich der Selbstkosten und des gelegentlichen Tschunks) möchte ich daher auch gar nicht, da es sonst kein Hobby mehr wäre.

P: Wenn wir schon beim Geld sind, wie ist den so die Zahlungsmoral?

G: Verluste habe ich keine zu Beklagen, auch wenn die Buchhaltung aufgrund der vielen Leute inzwischen etwas umfangreicher geworden ist! Ich kenne die üblichen Verdächtigen ja aber auch schon recht lange und weiss daher, wo ich gelegentlich nochmals eine Erinnerung senden muss 😉

P: So das wärs. Vielen Dank für deine Einsichten in das LuXeria-Eventmanagement. Möchtest du unseren Lesern noch etwas auf den Weg geben?

G: Habt den Mut, euch an Konferenzen zu beteiligen - besonders dann, wenn ihr ohne Reisegruppe unterwegs seid! Ich gehe regelmässig auch alleine an Veranstaltungen und habe immer eine enorm spassige Zeit. Gerade Community-Veranstaltungen, die von und für Hobbyisten gemacht sind, sind die beste Gelegenheit um neue, spannende Leute kennenzulernen. Es gibt dort nämlich immer eine Ausrede um mit Leuten ins Gespräch zu kommen. Mein Geheimtipp für Introvertierte: Direkt selber einen Vortrag einreichen - dann sprechen dich die Leute nämlich von sich aus zuerst an und das Gesprächsthema ist ebenfalls schon vorbereitet!